Datenschutz Plattform

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns oberste Priorität – auch bei der Nutzung unserer webbasierten Plattform zur Erstellung, Verwaltung und Analyse von Umfragen. In diesem Datenschutzhinweis informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten bei der Nutzung unserer Plattform erheben, verarbeiten und speichern – im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU.

English version: Privacy Notice Platform

Welche Daten erfassen wir?

Bei der Nutzung der Plattform durch Administrator:innen oder andere registrierte Nutzer:innen erfassen wir die folgenden personenbezogenen Daten:

- Name und E-Mail-Adresse des Benutzerkontos
- Interaktionen und Aktivitäten auf der Plattform (z. B. Erstellung oder Änderung von Umfragen, Logins)
- IP-Adresse und Zeitstempel jeder Aktivität (über Audit-Logs)
- Nutzungsdaten zur Plattformaktivität (über PostHog)
- Browser- und Gerätedaten (z. B. Gerätetyp, Betriebssystem, Sprache, ggf. Standort)
- Login-Informationen (z. B. letzter Login-Zeitpunkt, Zwei-Faktor-Authentifizierung)

Wie erfassen wir die Daten?

Die Daten werden auf folgende Weise erhoben:

- Bei der Registrierung oder wenn Sie ein Benutzerkonto erhalten (durch Admins angelegt oder selbst erstellt)
- Bei jeder aktiven Nutzung der Plattform (z. B. Login, Einstellungen speichern, Umfrage erstellen)
- Passiv durch Analysetools wie PostHog (Consent-basiert, siehe unten)
- Technisch durch automatische Protokollierung von IP-Adresse, Zeitstempeln und Aktionen in Audit-Logs

Wofür verwenden wir Ihre Daten?

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für folgende Zwecke im Rahmen der Plattformnutzung:

- Erfüllung des Benutzerzugangs zur Plattform (Login, Rechteverwaltung etc.)
- Bereitstellung personalisierter Funktionen (z. B. Benutzerkonten, Spracheinstellungen)
- Verbesserung der Benutzererfahrung durch Analyse von Nutzungsmustern (PostHog)
- IT-Sicherheit und Überwachung unautorisierter Zugriffe (Audit-Logs)
- Ggf. Weiterentwicklung von Funktionen oder Fehlerbehebung anhand von Nutzungsverhalten
- Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und vertraglicher Schutzmaßnahmen

Wir verwenden Ihre Daten nicht für Marketingzwecke.

Rechtliche Grundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 DSGVO:

- Art. 6 Abs. 1 lit. b: zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
- Art. 6 Abs. 1 lit. f: auf Basis unseres berechtigten Interesses an Sicherheit, Qualitätssicherung und Optimierung der Plattform
- Art. 6 Abs. 1 lit. a: sofern wir für bestimmte Analysen oder Funktionen Ihre Einwilligung einholen (z. B. PostHog-Tracking)

Speicherdauer

- Audit-Logs (einschließlich IP-Adresse) werden mindestens 30 Tage gespeichert – je nach organisatorischer Compliance ggf. auch länger.
- Plattformbezogene personenbezogene Daten (Benutzerprofil, Aktionen etc.) werden gespeichert, solange das Benutzerkonto aktiv ist bzw. wie es der Zweck (z. B. Nachvollziehbarkeit, Sicherheit) oder gesetzliche Fristen erfordern.
- Nach Konto-Deaktivierung oder Vertragsbeendigung erfolgt eine zeitnahe Löschung bzw. Pseudonymisierung, sofern keine längere gesetzliche Speicherungspflicht besteht.

Sub-Auftragsverarbeiter (Subprozessoren), die wir im Rahmen der Plattform nutzen

Wir arbeiten mit vertrauenswürdigen Subprozessoren zusammen, um den sicheren und zuverlässigen Betrieb der Plattform zu gewährleisten:

Subprozessor	Zweck	Verarbeitete Daten	Standort	DSGVO-Konformität
Hetzner Online GmbH	Hosting unserer Plattform- und Nutzerkonten (Backend)	Nutzerprofile, Audit-Logs, Metadaten	Deutschland	✅
OVHCloud	Hosting von Datenbanken für Benutzer- und Eventdaten	Benutzerprofile, Logs	Deutschland	✅
PostHog Inc.	Nutzungsanalyse zur Verbesserung der User Experience (Client-seitig durch Consent)	Nutzungsdaten, ggf. IP	EU-Server	✅
Crisp IM SAS	Support bei technischen Plattformanfragen (z. B. via Chat)	E-Mail (freiwillig), Plattform-Aktivitäten	Frankreich	✅

Verwendung von Cookies & Analysetools

Wir verwenden bestimmte Cookies und Webanalysetools (z. B. PostHog), um das Nutzerverhalten zu verstehen und die Benutzeroberfläche zu verbessern. Diese Verarbeitung erfolgt nur mit vorheriger Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Cookie-Banner bzw. Opt-In Settings in Ihrem Account).

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen oder Ihre Cookie-Einstellungen in Ihrem Browser oder über unser Plattformbanner anpassen.

Ihre Datenschutzrechte

Als betroffene Person haben Sie jederzeit folgende Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO:

- Recht auf Auskunft
- Recht auf Berichtigung
- Recht auf Löschung (“Recht auf Vergessenwerden”)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Widerspruch (z. B. gegen Nutzung zu Analysezwecken)
- Recht auf Datenübertragbarkeit

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter den unten genannten Kontaktinformationen. Wir beantworten Ihr Anliegen innerhalb eines Monats.

Änderungen an diesem Datenschutzhinweis

Wir überprüfen und aktualisieren diesen Datenschutzhinweis regelmäßig, um gesetzlichen Anforderungen und technischen Änderungen gerecht zu werden. Die jeweils aktuelle Version finden Sie stets auf unserer Plattform.

Letzte Aktualisierung: 30.03.2025

Kontakt

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, erreichen Sie uns wie folgt:

- E-Mail: datenschutz@kultify.com
- Telefon: +49 911 477 116 01
- Adresse: Kultify GmbH, Lorenzer Platz 5A

Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen. Die Zuständige Datenschutzbehörde für die Kultify GmbH ist:

📍 Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
Telefon: +49 (0) 981 180093-0
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

Aktualisiert am: 02/04/2025