Umfrageplan - E-Mail

Was lerne ich auf dieser Seite?

Hier lernen Sie, wie Sie einen Umfrageplan für E-Mail Teilnehmer:innen anlegen.

Anleitung: E-Mail Umfrageplan anlegen

Im Menü auf Umfragepläne klicken.
Auf + Umfrageplan hinzufügen klicken.
Einen Namen für den Umfrageplan eingeben wie z.B. Mail Anschreiben (kann im Nachhinein noch verändert werden).
Die passende Befragung für den Umfrageplan auswählen und hinzufügen.

Hinweis: Beim Namen der Umfragepläne ist nur eine Sprache möglich. Falls Ihre Organisation international tätig ist, empfehlen wir einen englischen Befragungsnamen.

Umfrageplan richtig einrichten

Klicken Sie nun auf den soeben erstellten Umfrageplan Details anzeigen und dann auf bearbeiten.
Klicken Sie oben auf den Reiter Vorlagen und anschließend auf den Button + E-Mail-Vorlage hinzufügen.
Wählen Sie im Pop-Up Fenster Neue Befragungsrunde und benennen Sie diese um. Wir verwenden meistens "E-Mail Anschreiben".
Sie können nun die Vorlage bearbeiten.

Beispiel Mail Anschreiben:

Achtung: Bitte denken Sie daran im Mail Anschreiben Hinweise bezüglich Anonymität und Datenschutz zu hinterlegen, sodass die Teilnehmer:innen möglichst wenig Rückfragen diesbezüglich haben.

*Betreff & Überschrift*

z.B. Mitarbeiter:innenbefragung 2024

*Inhalt oben*
Heute ist es soweit! Wir laden Sie recht herzlich zur Teilnahme an unserer Mitarbeitendenbefragung ein. Ihre Meinung ist gefragt. Sie können Ihr  Feedback ab heute bis zum dd.mm.yyyy abgeben. 

**Um was geht es und was haben Sie davon?**
[Unternehmen] möchte sich gemeinsam mit Ihnen als attraktiver Arbeitgeber weiterentwickeln. Dabei gibt es drei zentrale Anliegen:
* Verständnis für Ihre aktuelle Situation und Ihren Arbeitsalltag.
* Jede:r soll die Chance bekommen, anonym gehört zu werden.
* Durch die Befragung möchte [Unternehmen] Ihre Bedürfnisse noch besser verstehen, um eine Basis für die gemeinsame Weiterentwicklung zu legen.

Kultify unterstützt [Unternehmen] durch diese anonyme Befragung in diesem Prozess. 

**Die Beantwortung des Fragebogens dauert nur ca. xx Minuten.** Entscheiden Sie sich intuitiv für eine der vorgegebenen Antworten und lassen Sie nach Möglichkeit keine der Fragen aus.

Wir bitten Sie , diese Chance wahrzunehmen und bedanken uns ganz herzlich für Ihre Teilnahme. 

*Call-To-Action*: 
Jetzt Befragung starten

*Inhalt unten*
**Wenn Sie noch Fragen haben :**
* Melden Sie sich bei Fragen zur Befragung gerne bei [Mailsadresse/Name Kontaktperson](mailto:Mailadresse Kontaktperson)
* oder wenden Sie sich für technische Fragen an [hilfe@kultify.de](mailto:hilfe@kultify.de)
* oder nutzen Sie den Live-Chat rechts unten in der Befragung.

*Zusatzinformationen*
Um Anonymität und Vertraulichkeit zu sichern, wird die Durchführung und Auswertung der Umfrage von Kultify übernommen. Kultify garantiert absolute Vertraulichkeit der Ergebnisse und erfüllt die Datenschutzrichtlinien. Die Umfrage ist absolut anonym, es ist also nicht möglich, Rückschlüsse auf die Teilnehmenden zu ziehen. Kultify gibt nur statistische Zusammenfassungen der Ergebnisse für ganze Mitarbeitergruppen von mindestens xy Personen weiter.

Sie können den Text beliebig abändern und sehen direkt auf der rechten Seite, wie die E-Mail in der Vorschau aussieht. Wenn Sie aus den Modus rausgehen, denken Sie unbedingt daran Speichern oben rechts zu klicken! Anschließend können Sie sich über Vorschau versenden eine Testmail zukommen lassen.
Tipp: Wörter in Fettschrift hervorheben können Sie mit zwei Sternchen (*) vor und hinter dem passenden Text. Listen erstellen Sie mit einem - zu Beginn einer Zeile.

Erstellen Sie ebenfalls 1-2 Reminder Vorlagen, welche Sie während der Befragung an die Mail Teilnehmer:innen versenden können.
Gehen Sie nun zurück auf den Reiter Zugriffsmethoden.
Fügen Sie eine Zugriffsmethode hinzu und wählen Sie Automatisiert.
Klicken Sie nun auf das Textfeld E-Mail-Vorlage und wählen Sie die soeben erstellte Mail Vorlage aus.
Löschen Sie die automatisiert eingefügte Zugriffsmethode Link-Zugriff
Speichern.

Hinweis: Standardeinstellung bei den Zielsegmenten ist immer die gesamte Organisation. Das bedeutet, dass an alle hochgeladenen E-Mail Teilnehmer:innen die E-Mail versendet wird. Sollten Sie hier nur an eine bestimmte Gruppe versenden wollen, so muss dies in den Daten entsprechend hinterlegt werden und hier bei Zielsegmenten eingestellt werden.
Beispiel: Die E-Mail mit zur Befragung soll nur an Mitarbeitende des Standorts Heidelberg versandt werden. Wählen Sie dazu unter Ziel Segmente das Segment Heidelberg aus. Anschließend müssen Sie das Segment Gesamte Organisation über das x-Symbol entfernen und erneut Speichern.

Aktualisiert am: 20/01/2025