Datenimport Zugriffsrechte

Was lerne ich auf dieser Seite?

Hier lernen Sie, wie Sie die individuellen Zugriffsrechte vieler Benutzer gleichzeitig einstellen.

Hintergrund

Wenn beispielsweise Führungskräfte mit den Ergebnissen der Befragung arbeiten sollen, ist es oft sinnvoll, dass sich diese bei der Kultify Plattform anmelden und die Berichte einsehen können. Jede Führungskraft soll aber nur die Ergebnisse sehen, für die sie auch berechtigt ist - zum Beispiel Ergebnisse aus ihrem eigenen Team.

Mit Hilfe eines Datenimports der Zugriffsrechte, können viele Berechtigungen gleichzeitig eingestellt werden.

1. Tabelle für den Datenimport der Zugriffsrechte erstellen

Zunächst erstellen Sie eine Excel-Tabelle, die alle relevanten Informationen für die Zugriffsrechte enthält. Diese Tabelle folgt einer bestimmt Logik, die im Folgenden erläutert wird.

• email: Die Spaltenüberschrift der ersten Spalte ist "email". In jeder Zeile, die eine Person betrifft, steht ihre E-Mail Adresse.

• GLOBAL: Die Spaltenüberschrift der zweiten Spalte ist "GLOBAL". GLOBAL entspricht den Ergebnissen, die man im Bericht sehen kann, wenn man das Segment "Gesamte Organisation" auswählt. Soll eine Person den Mittelwert der Antwortenden aller Teilnehmenden der Befragung sehen, schreiben Sie hier "yes". Soll die Person diese Ergebnisse nicht sehen, lassen Sie die Spalte für diese Person einfach leer. Meistens dürfen alle Personen mit Zugriffsrechten diese Mittelwerte sehen, damit sie einen Vergleichswert für ihre eigene Abteilung etc. haben.

• Alle weiteren Spalten: Ab der dritten Spalte entspricht die Spaltenbezeichnung den Merkmalen, nach denen die Befragung ausgewertet wird. In der Spalte "Abteilung" werden also untereinander die Namen aller Abteilungen aufgelistet, deren Ergebnisse die Person aus Spalte A sehen soll. Achten Sie hier unbedingt auf eine konsistente Schreibweise. Die Bezeichnungen der Merkmale und Segmente müssen exakt den Bezeichnungen im Menüpunkt Merkmale in der Kultify Plattform entsprechen. Auch zusätzliche Leerzeichen führen zu Fehlern.

• #comments: Sie müssen für jede einzelne Zelle entscheiden, ob die jeweilige Person die Kommentare aus diesem Segment lesen darf oder nicht. Falls ja, fügen Sie an die entsprechenden Segmentnamen ein "#comments" an. Wenn in der Spalte GLOBAL ein #comments angefügt wird bedeutet das, dass die Person alle verfassten Textkommentare aus der Befragung einsehen kann. Für normale Führungskräfte wird diese Option in der Regel nur für ihre eigenen Abteilungen freigeschalten. Auch hier ist es essenziell, dass vor und nach #comments keine Leerzeichen stehen.

Sehen Sie sich das folgende Beispiel an:

• Marina Blume kann in den Berichten die Durchschnittswerte aller Antworten sehen. Sie kann aber nicht alle Kommentare aller Teilnehmenden lesen. Außerdem darf sie die Ergebnisse inklusive Kommentaren der Abteilungen Marketing, Buchhaltung und Kundenservice sehen. Sie sieht auch die Ergebnisse der Abteilung IT - allerdings ohne Kommentare. Auch bei den drei Standorten sieht sie die Durchschnittswerte, kann aber nicht die Kommentare nach Standort filtern. Zusätzlich sieht sie, wie sie als Führungskraft bewertet wurde und was für Kommentare Personen geschrieben haben, deren Führungskraft sie ist.
• Juri Wolf kann die Durchschnittswerte aller abgegebenen Antworten nicht sehen. Dafür sieht er die Ergebnisse der Abteilungen IT und Produktion jeweils inklusive abgegebener Kommentare. Für den Standort Bremen sieht er die Durchschnittswerte in den Berichten, aber keine Kommentare. Außerdem kann er sehen, wie er als Führungskraft bewertet wurde und was die Personen geschrieben haben, deren Führungskraft er ist.
• Sabina Kalinsky sieht die Durchschnittswerte der gesamten Organisation, von fünf Abteilungen, drei Standorten und drei Führungskräften. Sie kann die Kommentare nach allen diesen Segmenten filtern.

Hier finden Sie eine Vorlage für den Zugriffsrechte Upload mit Erläuterungen: https://kdrive.infomaniak.com/app/share/899591/aeeafc6c-90a2-4495-aeed-d1d90e0b8ce1

2. Benutzer anlegen

Sie können Zugriffsrechte nur an Personen vergeben, die bereits mit Vor- und Nachname als Benutzer angelegt sind. Mehr dazu lesen Sie in den folgenden Artikeln:

• Einzelne Benutzer anlegen und verwalten
• Datenimport Benutzer

3. Tabelle in Kultify Plattform importieren

Wenn Sie den Import selbst machen, laden Sie die Tabelle im CSV-Format herunter. Navigieren Sie in kultifyapp.com dazu wie folgt: Benutzer → Importe → + Neuer Import → Zugriffsrechte-Import Auswählen.

Klicken Sie nun auf Datei auswählen und wählen Sie die soeben gespeicherte CSV-Datei. Klicken Sie danach auf den blauen Weiter-Button.

Im Schritt Kontext auswählen, setzen Sie einen Haken bei allen Berichten, die die Personen aus Ihrer Tabelle einsehen sollen. Vorsicht: Wählen Sie die Option Allgemeiner Zugriff nur, wenn bereits Berichte für die Benutzer freigegeben wurden. Klicken Sie wieder auf Weiter, wenn Sie alle gewünschten Berichte ausgewählt haben.

Als nächstes prüfen Sie die Zuordnung der Spaltenbezeichnungen aus Ihrer Tabelle (CSV-Spalten) zu den hinterlegten Merkmalen in der Kultify-Plattform (Zuordnung auswählen). Klicken Sie auf die Merkmalsbezeichnungen auf der rechten Seite, um diese zu ändern, falls die Zuordnung nicht stimmt. Klicken Sie auf Weiter, wenn alle Spalten korrekt zugewiesen sind.

In den meisten Fällen werden die beiden Auswahlfelder auf der letzten Seite NICHT angekreuzt. Wenden Sie sich über den Hilfechat an Kultify, wenn Sie sich hier unsicher sind. Klicken Sie zum Abschluss auf Import starten und dann auf Bestätigen.

Wenn Sie nach kurzem Laden neben Ihrem Zugriffsrechte-Import das grüne Abgeschlossen-Feld sehen, hat der Import funktioniert. Ist der Import fehlgeschlagen, erfahren Sie unter Details anzeigen mehr, können Ihre Tabelle entsprechend anpassen und einen neuen Import starten.

Prüfen Sie nach Ihrem erfolgreichen Zugriffsrechte-Import stichprobenartig, ob die Berechtigungen korrekt sind. Gehen Sie dazu in die Benutzer-Übersicht, klicken Sie einzelne Personen an und prüfen Sie im Reiter Zugriffe die Einstellungen.

4. Logins freischalten

Um die Logins für alle Personen mit Zugriffsberechtigungen gleichzeitig freizuschalten, führen Sie einen erneuten Benutzer-Upload durch. Die Tabelle dafür sieht wie folgt aus:

Sie Listen also die E-Mail Adressen aller Personen mit Zugriffsrechten auf und geben ihnen jeweils die Rolle "user" sowie die Login-Berechtigung (1).

Laden Sie die Tabelle als CSV-Datei herunter und führen Sie anschließend einen Benutzer-Upload durch, wie in diesem Artikel unter Punkt 3 beschrieben:

Datenimport Benutzer

Wichtig: Wählen Sie NICHT aus, dass alte Benutzer gelöscht werden sollen. Andernfalls wären alle bisher importierten Eigenschaften aller Benutzer weg.

Sobald Sie die Tabelle importiert haben, bekommen alle berechtigten Personen automatisch eine E-Mail mit Informationen zum Login bei kultifyapp.com.

Aktualisiert am: 16/07/2025